Digitalizando la Experiencia del Talento Global: Cómo Borx Tech Transformó el Proceso de Relocation de una Empresa Internacional con Airtable, Fillout y Make.com

Contenido

En un entorno empresarial global donde la movilidad de talento se ha convertido en una constante, las organizaciones requieren flujos de aprobación y seguimiento que sean rápidos, transparentes y trazables. En Borx tech, ayudamos a The Chef’s Warehouse, una multinacional con operaciones en EE.UU., Canadá y Europa, a digitalizar su proceso interno de relocation mediante un stack low-code basado en Airtable, Fillout y Make.com, logrando una gestión más ágil, eficiente y con visibilidad ejecutiva en tiempo real.

El Desafío: De Formularios Manuales a Flujos Automatizados

Antes del rediseño, el proceso de relocation dependía de formularios PDF, cadenas de correos y aprobaciones manuales entre managers, finanzas y recursos humanos. Esto generaba demoras, falta de trazabilidad y errores en la comunicación entre filiales.

El objetivo fue claro: digitalizar el flujo completo, desde la solicitud del empleado hasta la aprobación financiera final, integrando notificaciones, firmas y reportes automáticos sin necesidad de desarrollo complejo ni infraestructura adicional.

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La Solución Low-Code de Borx Tech

Nuestro equipo implementó una solución end-to-end basada en herramientas de bajo código que combinan facilidad de uso con robustez empresarial:

  • Fillout.com: Creación de un formulario dinámico, con validaciones y branding corporativo, para que cada empleado o manager pueda iniciar el proceso desde cualquier dispositivo.
  • Airtable: Núcleo de la operación y base de datos principal donde se centralizan las solicitudes, estados de aprobación, documentos firmados y notificaciones.
  • Make.com: Motor de automatización que sincroniza las etapas del flujo, enviando alertas a los responsables de RRHH, Finanzas y Gerencia, además de generar copias PDF y registros automáticos.

El resultado: un sistema moderno, escalable y sin código que reemplaza múltiples correos, hojas de cálculo y aprobaciones dispersas.

Arquitectura y Flujo del Proceso

El flujo de trabajo diseñado por borx.cl incluye las siguientes etapas clave:

  • Relocation Workflow Process Map…
  • Taylor-Wolf-Internal-Relocation…
  1. Solicitud del empleado o manager Formulario Fillout con datos pre-cargados y validaciones automáticas.
  2. Recepción en Airtable La información fluye en tiempo real hacia una tabla maestra.
  3. Aprobación del Manager Revisión del detalle de la solicitud, comentarios y firma digital.
  4. Revisión Financiera y Sign-off Validación presupuestaria y registro contable.
  5. Notificación Final y Documentación Generación automática del PDF firmado y archivo en la ficha del empleado.

Cada interacción queda registrada, permitiendo auditorías internas, control de tiempos y reportes ejecutivos.

Acompañamiento Estratégico y Gobernanza

Además de la implementación técnica, Borx Tech acompañó al cliente en la definición del modelo de gobernanza, roles y métricas de desempeño del flujo, integrando la solución con los equipos de Finanzas, HR y Operaciones.
Este enfoque no solo modernizó la gestión operativa, sino que también permitió a la empresa alinear sus procesos internos a estándares globales de eficiencia y cumplimiento.

Impacto y Escalabilidad

El proyecto permitió:

  • Reducir en más del 60% los tiempos de aprobación.
  • Garantizar 100% de trazabilidad en cada solicitud.
  • Facilitar la colaboración entre equipos multinacionales en una única interfaz.
  • Establecer una base sólida para futuras integraciones con HRIS, ERP o Power BI.

Además, el enfoque modular permite que el mismo modelo pueda replicarse en otros procesos (como viáticos, promociones internas o contrataciones) sin desarrollar nuevo software.

Conclusión

La transformación del proceso de relocation de The Chef’s Warehouse es un claro ejemplo del poder del Low-Code aplicado a la gestión empresarial moderna. Gracias a la arquitectura diseñada por Borx Tech, los equipos de RRHH y Finanzas ahora operan con una plataforma ágil, centralizada y escalable, preparada para integrarse con el ecosistema digital global de la compañía.
En Borx Tech, ayudamos a organizaciones a convertir procesos complejos en experiencias digitales simples y medibles, utilizando herramientas como Airtable, Fillout y Make.com para acelerar la transformación interna sin depender de desarrollos costosos.

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